Робота зі звітами – важливий аспект будь-якого бізнесу. Грамотно складена звітність допомагає краще розуміти поточну ситуацію, знаходити слабкі місця компанії та покращувати бізнес-процеси. У цій статті ми розповімо, як зробити процес створення звітів простішим і ефективнішим.
Як створити ефективну систему управління звітами?
Для початку важливо забезпечити правильний доступ до статистики. В Oki-Toki це можна зробити двома способами:
- Застосовуючи систему ролей і прав доступу, щоб кожен отримував лише ту інформацію, яка йому справді потрібна для виконання завдань. Більше про налаштування ролей можна знайти в блозі.
- Використовуючи проєкти. Якщо співробітник не входить до проєкту, то переглядати дані він не зможе. Цей інструмент допоможе забезпечувати конфіденційність, особливо якщо кол-центр надає послуги кільком замовникам одночасно. Дізнайтеся тонкощі використання проєктів для кол-центру в статті блогу.
Система управління звітами не буде ефективною, якщо процес збору даних не оптимізовано. В Oki-Toki є понад 36 різних звітів, які допоможуть отримати всю необхідну інформацію про роботу кол-центру. Підібрати оптимальні звіти для вашої компанії допоможе наша стаття у блозі.
Щоб бачити загальну картину діяльності кол-центру, важливо спостерігати за даними в реальному часі. В Oki-Toki онлайн-моніторинг реалізовано за допомогою віджетів. Необхідні віджети по чергах, автодзвонах, IVR тощо можна винести на адмінпанель і бути в курсі будь-яких змін.
Який софт або програми рекомендуються для роботи зі звітами?
Oki-Toki — це повноцінний софт для формування звітності, який допомагає збирати й аналізувати дані. Він простий у використанні та дозволяє оперативно отримувати потрібну інформацію.
Але іноді можна вдатися до додаткових програм для обробки й аналізу даних.
Для роботи з таблицями можна використовувати:
- Microsoft Excel – інструмент для аналізу даних, який дозволяє проводити розрахунки та візуалізувати дані за допомогою графіків і діаграм.
- Google Sheets – хмарне рішення для роботи з таблицями, яке забезпечує зручний доступ із будь-якого пристрою й можливість спільного опрацювання документації в реальному часі.
В Oki-Toki реалізовано ручне вивантаження в таких форматах: HTML, Excel, Google Sheets, що дозволить швидко експортувати дані та провести аналіз у зручних для вас застосунках. А також це зручний спосіб обмінюватися даними з колегами, забезпечуючи зручність та ефективність спільної роботи.
Інтеграція Oki-Toki з різними зовнішніми системами через API відкриває багато можливостей для оптимізації бізнес-процесів. Це дозволяє автоматично обмінюватися даними між системами, з якими працює компанія. Інтеграція з CRM, аналітичними платформами, системами управління проєктами та іншими інструментами сприяє створенню єдиної екосистеми, де всі дані синхронізовані та доступні в реальному часі.
У розділі Інтеграції знаходиться документація з API, де ви знайдете всі необхідні параметри налаштувань для передавання даних.
Як оптимізувати роботу зі звітами?
Оптимізація процесу роботи зі звітами безпосередньо залежить від правильності підбору інструментів. Oki-Toki надає багато корисних функцій, які спростять їхнє створення.
Фільтри:
Кожен звіт Oki-Toki містить основні та додаткові фільтри. З їх допомогою можна згрупувати інформацію за роботою кол-центру, конкретним бізнес-процесом або оператором. Оберіть параметри для фільтрації та отримайте необхідні дані.
Окремим інструментом у Oki-Toki реалізовано фільтр дзвінків. Його основне завдання – приховати нецільові дзвінки (тестові, навчальні). Більше інформації про його налаштування та використання в нашій статті блогу.
Шаблони:
Автоматизація роботи зі звітами допомагає пришвидшити обробку інформації та зменшити кількість помилок. Якщо ви збираєте однакову статистику по кол-центру, наприклад кількість вхідних дзвінків за вчорашній день – можна використовувати шаблони. Це заощадить час, який витрачається на вибір параметрів і заповнення потрібних полів.
В Oki-Toki шаблони розділені на три види:
- особистий — цей шаблон може використовувати лише користувач, який його створив;
- загальний — для створення таких шаблонів користувачу потрібен спеціальний доступ. Для цього перейдіть у розділ “Ролі”, виберіть право “Управління загальними шаблонами звітів” і позначте цей пункт галочкою;
- глобальний — у цьому розділі розміщені дефолтні шаблони. Вони містять ту інформацію, яка важлива для більшості користувачів, забезпечуючи швидкий доступ до ключових даних.
Щоб створити свій унікальний шаблон, виберіть опцію “Створити новий шаблон”. Задайте назву та встановіть необхідні фільтри. Після цього можна зберегти ці налаштування та використовувати їх у майбутньому для швидкого створення звітів.
Можливості експорту:
В Oki-Toki можна вивантажити стенограми та аудіофайли на свій ПК або до хмарного сховища:
- Експорт стенограм реалізовано у форматі HTML. Використовуючи двосторонню стенограму, можна отримати текстовий формат розмови клієнта й оператора. В Oki-Toki запис оператора транскрибується за замовчуванням і також доступний для завантаження.
Стенограма в Oki-Toki мультимовна і відображається в текстовому вигляді різними мовами. Це зручно, якщо кол-центр працює з іноземними клієнтами. В односторонній вона фіксує лише сторону оператора, а текст буде сформовано залежно від мови браузера користувача.
- Прив’яжіть хмарний диск у розділі Інтеграції/Зовнішні ресурси для експорту даних у сховище. Виберіть умови для завантаження аудіозаписів і автоматично отримувати дані з Oki-Toki.
Завантажити аудіозаписи на ПК або на зовнішній диск можна з Журналу дзвінків. Для цього відберіть дзвінки, встановіть спосіб завантаження за допомогою кнопки «Експорт» і завантажте аудіофайли.
Якщо потрібно переслати звіт колезі — скопіюйте посилання з адресного рядка браузера та надішліть його через будь-який доступний месенджер або електронною поштою. Oki-Toki сприяє оптимізації створення звітів. Простий і доступний функціонал дає змогу працювати з даними швидше й простіше, мінімізуючи помилки та забезпечуючи доступ до важливої інформації.
Що таке автоматизовані звіти і як вони допомагають у роботі?
Це звіти, які створюються автоматично за заданим розкладом або під час виконання певних умов. Це спрощує роботу, оскільки не потребує постійного втручання людини для їх підготовки.
В Oki-Toki є Рапорти та конструктор Datamixer.
- Рапорт — звіт зі зведеними даними щодо основних процесів колл-центру за обраний період. Для зручного відбору потрібної інформації ми розділили її на такі секції: Дзвінки, Автодзвінки, Користувачі, CRM, KPI, Чати, Білінг тощо..
Кожна секція містить розділи, які можна використовувати для деталізації інформації. Для створення перейдіть у розділ Рапорти і виберіть секції та розділи. Ваш звіт буде сформовано й надіслано на вказану електронну пошту. Детальніше про Рапорти читайте в окремій статті.
- Datamixer — конструктор, що об’єднує дані з різних розділів Oki-Toki. Datamixer може поєднувати інформацію та створювати унікальні звіти за вашими запитами.
Для формування звіту потрібно перейти в розділ Ресурси проєктів/Datamixer. Вибравши необхідні параметри та поля зі списку доступних, можна легко налаштувати інструмент під ваші потреби. Посилання для завантаження сформованих даних надійде вам на e-mail відповідно до обраної періодичності.
NEW! Незабаром вийде оновлення цього інструмента. Datamixer зміниться не лише візуально, а й розшириться його функціонал. Два види режиму створення — базовий і просунутий, нові поля звітів, логування змін — дадуть змогу створювати звіти простіше, а головне — якісніше.
Автоматизовані звіти зручні для тих, хто хоче регулярно відстежувати продуктивність та ефективність без потреби збирати дані вручну. Використовуючи потрібний часовий період, можна отримувати статистику роботи колл-центру за останню годину, день, тиждень або місяць.
Oki-Toki надає всі необхідні інструменти, щоб оптимізувати процес роботи зі звітами. Різні види звітів, автоматизація збирання й обробки даних, зручні фільтри та шаблони, а також інтеграція із зовнішніми системами дають змогу прискорити підготовку звітів і підвищити їхню точність. Ці можливості значно спрощують формування статистики. Точні та правильні дані допомагають в управлінні й розвитку вашого бізнесу.
