17.06.2020

Інструкція з імпорту контактів у CRM

Як створити імпорт контактів у CRM для внутрішніх та аутсорсингових контакт-центрів Окі-Токі, завантаження бази.

Інструкція з імпорту контактів у CRM

Створення нового імпорту контактів у CRM

Переходимо до розділу “Ресурси проектів”, підрозділу ” Масові операції “. Натискаємо Створити та вибираємо Імпорт контактів у CRM.

Створіння

Заповнення налаштувань

  • Назва – зазвичай залишають недоторканим, але, наприклад, можна вказувати спрямованість або лояльність контактів, що завантажуються.
  • Опис – додаткова інформація про імпорт контактів у CRM. Корисно при пошуку конкретного імпорту надалі.
  • Тип імпорту:
    • Додавання – зазвичай використовують цей варіант. Система створить усі завантажені в цьому імпорті контакти, які відповідатимуть необхідним параметрам. Наприклад, пройдуть перевірку на дублікати, містити номер телефону та відповідати правилам валідації)
    • Оновлення – мета імпорту – оновити поля існуючих контактів. (Для цієї операції у CRM не повинно бути дублікатів)
    • Додавання + Оновлення – нові будуть додані, а існуючі будуть оновлені (гібрид перших двох типів імпорту)
  • Правила валідації номерів – наприклад [11] – означає, що пройдуть перевірку та додадуться лише 12-значні номери телефонів.
  • Правила перетворення номерів – наприклад, вказавши формулу “[11]/-7+8”, у всіх 11-значних номерів префікс (перша цифра) “7” заміниться на “8” (у тих номерах, де перша цифра дійсно “7”). Формули немає жорстких обмежень і можуть коригуватися під потреби клієнта. Наприклад, якщо ви додаєте 10-значний номер (без префікса), то додати всі номери префікс можна за допомогою формули “[10]/+7”.
  • Автообдзвоні – вкажіть, якщо це потрібно, автообдзвоні, який повинен буде обдзвонити контакти, що завантажуються.
  • Час початку автообдзвоню – це час, на який заплановано початок дзвінків для цього імпорту.
  • Сценарій – бізнес-процес, який Ви закріплюєте за цими контактами у СRM.
  • Черга – Виберіть чергу, до якої контакти прив’яжуться. Користувачі, які призначені для цієї черги, не побачать ці контакти.

 

Виставлення полів контакту

Тепер вибираємо зі списку поля контакту з CRM в тому ж порядку, в якому вони вказані в таблиці бази, що завантажується. Імпорт

Імпорт даних

Отже, після вибору всіх полів залишається скопіювати вміст таблиці з базою контактів і просто вставити в текстове вікно під полями контакту. Потім зберігаємо імпорт, таким чином запустивши процес завантаження даних у CRM готово!

Імпорт

Додавання нових полів

Якщо стандартних полів недостатньо, перейдіть в меню СРМ у розділ Поля контакту , виберіть “Створити” та додайте нове поле . Після збереження достатньо перейти до створення імпорту та нове поле з’явиться у списку. Імпорт

Дублікати

Перевірка на дублікати контактів у СРМ більше не потребує унікальних поєднань полів – тепер достатньо визначити поле контакту, яке буде вважати унікальним, перейти в налаштування та активувати перевірку

Імпорт
При імпорті контактів у CRM у вас у підказці буде відображено яке поле зараз використовується під час перевірки дублікатів (за замовчуванням перевірка дублікатів вимкнена). При кожному імпорті більше не потрібно вказувати унікальні поля. Після активації перевірка працюватиме постійно, а ті контакти, які не пройдуть перевірку, зафіксує в результатах імпорту.

Імпорт

Результати імпорту

І якщо ми зробили все правильно, то результатом буде зроблено операцію та контакти завантажуються вдало. Але у яких контактів були дублікати номерів, або у разі перевірки на дублікати, або якщо вже контакти не мали номер телефону – все це може призвести до того, що деякі контакти виявляють у вас.

Результати

Що робити, якщо в таблиці результатів імпорту у рядку Невдача є контакти? Ми просто натискаємо на стан Невдача (виділено гіперпосиланням) і вивантажуємо список невдалих контактів. Щоб дізнатися докладніше, натисніть праворуч від таблиці на кнопку “Дії” – “Результат”. У першому стовпці Ви можете побачити одне з цих пояснень невдалого завантаження:

  • not_unique => не унікальний: такий номер знаходиться в автодзвінку або вже існує контакт із таким номером (якщо активна перевірка на дублікати)
  • wrong_format => неправильний формат: статус може з’явитися, якщо, наприклад, у полі телефонного номера вказано текстове значення, яке не може бути номером абонента)
  • no_phones_column => поле без телефонів: у стовпці для номера телефону відсутній номер
  • no_fields => немає полів: зробили імпорт, не вказавши поля (або вказавши недостатньо полів)

Для роботи з великою клієнтською базою можна використовувати автообдзвоні, докладніше тут .

Дякую за увагу!

Сергій Астапенков

Оцініть новину:

Читайте також

photo
Середа Березень 10, 2021 Дайджест новин Окі-Токі за січень-лютий 2021

У січні-лютому 2021 р. ми продовжили роботу над покращенням існуючих інструментів Окі-Токі і додали новий – Датаміксер. Читайте детальніше у дайджесті!

Детальніше
photo
Середа Грудень 20, 2017 15 причин перейти на новий автообдзвін

Чому контакт-центру необхідний автообдзвон, які переваги у хмарній системі для внутрішніх та аутсорсингових КЦ Окі-Токі.

Детальніше

Залишіть заявку та отримайте детальну консультацію від фахівця.

    Угода на обробку персональних даних