Сьогодні контакт-центри відіграють ключову роль у спілкуванні компаній з їхніми клієнтами. Один з основних способів взаємодії – це email-розсилка. Вона допомагає не тільки донести інформацію про новини та акції, але й підтримувати високий рівень лояльності.Для контакт-центру важливо мати якісні шаблони листів для розсилки. Це стандартизує спілкування та покращує взаємодію з клієнтами.Особливо корисним буде шаблон для скрипту продажів, який можна автоматично відправляти на основі подій або через API. Такі листи можуть бути відправлені, наприклад, коли оператор обирає відповідь у анкеті CRM. В цій статті ми описали навіщо потрібна email-розсилка листів у кол-центрі, а також поетапне налаштування шаблонів у Окі-Токі.
Де застосувати даний інструмент?
Шаблони email-розсилок корисні для контакт-центрів, оскільки дозволяють автоматизувати багато процесів покращити обслуговування клієнтів. Наприклад:
- Автоматизація продажів: Після першого контакту з клієнтом можна відіслати лист з подякою та додатковою інформацією про продукт або послугу.
- Підтвердження замовлення або запиту: Можна використовувати автоматичну розсилку листів з інформацією про оформлення замовлення, щоб повідомити клієнта.
- Нагадування та сповіщення: Шаблони можуть використовуватися для надсилання нагадувань про терміни оплати, доставки або оновленнях за статусом замовлення.
- Реклама: Автоматична розсилка листів з інформацією про поточні акції, знижки або спеціальні пропозиції.
Розсилка електронних листів спрощує роботу контакт-центрів, дозволяє ефективніше керувати комунікаціями та підвищує якість обслуговування клієнтів, забезпечуючи своєчасне інформування та швидкий зворотній зв’язок.В Окі-Токі шаблони використовуються в розділі «CRM» при налаштуванні відповідей анкети. У відкритому меню виберіть потрібний шаблон листа та адресата (поле контакту, що містить email отримувача). Ви можете налаштувати відсилання декількох листів на одну відповідь.
Важливо! Якщо вказати декілька адресатів, кожному з них лист буде відправлено окремо, а не масовою розсилкою.
Як налаштувати SMTP?
На першому етапі, необхідно налаштувати підключення до SMTP-серверу для відправлення email. Для цього вам знадобляться такі дані:
- SMTP-сервер: Це може бути сервер вашої компанії, поштовий сервер хостинг-провайдера або сторонній SMTP-сервіс, такий, як Gmail SMTP.
- Облікові дані: Логін і пароль для доступу до SMTP-серверу.
- Шифрування: Рекомендується використовувати захищене з’єднання (TLS або SSL) для безпечної передачі даних.
Після того, як ви отримали всю потрібну інформацію ви можете її ввести в інтеграцію Mail SMTP.
Як зробити шаблон листа для розсилки?
Далі переходимо до налаштування та створення шаблону емейл розсилки, це можна зробити у розділі Шаблони сповіщень:
- Обов’язково вкажіть назву, спосіб відправлення та тему листа;
Якщо необхідно прикріпити файли, для цього потрібно спочатку їх завантажити натиснувши на кнопку Файли в Окі-Токі та потім вибрати потрібний документ зі списку.
- Скористайтеся смарт-тегами* для автоматичного додавання інформації:
- Текст питання №1— {{q1}};
- Текст питання №1 та відповіді №2 — {{q1a2}};
- Зміст текстових полів — {{q1a2.t}}.
Для зручного введення змінних, використовуйте функціонал смарт-тегів, розташований нижче. За допомогою тегів можна одним кліком додавати до шаблону інформацію про результати дзвінка (або іншу інформацію з системи) для формування листа.
Відправка SMS-повідомлень клієнтам
Окрім email-розсилки листів, в Окі-Токі можна налаштувати відправлення SMS-повідомлень клієнтам. З чого почати:
- Напишіть текст SMS: Продумайте короткий і інформативний текст, який буде відправлено отримувачу. Враховуйте обмеження на кількість символів в SMS (зазвичай до 160 символів).
- Використовуйте смарт-теги: Смарт-теги дозволяють автоматично додавати персоналізовану інформацію в SMS, такі, як ім’я клієнта, дата або результати дзвінка.
- Приклад шаблону SMS:”Добрий день, {{Name}}! Ваше замовлення номер {{order_number}} було відправлено та скоро прибуде до вас. З повагою, Окі-Токі.”
- Автоматична відправка: SMS-повідомлення оператор може відправити вручну або можна налаштувати автоматичну відправку на основі певних подій (наприклад, завершення дзвінка або заповнення анкети).
Щоб почати використовувати макет листа для розсилки SMS з CRM, потрібно створити окремі шаблони для SMS. Вкажіть назву та оберіть у способі відправки SMS-постачальника. У рядку “Шаблон” напишіть текст, який буде відправлятися клієнту, не більше 160 символів. 
- Перевірка та тестування: Перед запуском розсилки протестуйте відправку на кілька номерів, щоб переконатися в коректності відображення та вмісту повідомлення.
- Відправка з опермісця: Шаблони для оператора кол-центра можна використовувати не тільки для автоматичних розсилок в анкеті, а й при відправці SMS з операторського місця.
