22.05.2024

Як створити шаблон для Email-розсилок в Контакт-Центрі?

Шаблон електронної розсилки для скрипта продаж – інструмент для автоматизованої відправки листів із сценарію розмови, за подією або за допомогою API.

Як створити шаблон для Email-розсилок в Контакт-Центрі?

Сьогодні контакт-центри відіграють ключову роль у спілкуванні компаній з їхніми клієнтами. Один з основних способів взаємодії – це email-розсилка. Вона допомагає не тільки донести інформацію про новини та акції, але й підтримувати високий рівень лояльності.Для контакт-центру важливо мати якісні шаблони листів для розсилки. Це стандартизує спілкування та покращує взаємодію з клієнтами.Особливо корисним буде шаблон для скрипту продажів, який можна автоматично відправляти на основі подій або через API. Такі листи можуть бути відправлені, наприклад, коли оператор обирає відповідь у анкеті CRMВ цій статті ми описали навіщо потрібна email-розсилка листів у кол-центрі, а також поетапне налаштування шаблонів у Окі-Токі.

Де застосувати даний інструмент?

Шаблони email-розсилок корисні для контакт-центрів, оскільки дозволяють автоматизувати багато процесів покращити обслуговування клієнтів. Наприклад:

  • Автоматизація продажів: Після першого контакту з клієнтом можна відіслати лист з подякою та додатковою інформацією про продукт або послугу.
  • Підтвердження замовлення або запиту: Можна використовувати автоматичну розсилку листів з інформацією про оформлення замовлення, щоб повідомити клієнта.
  • Нагадування та сповіщення: Шаблони можуть використовуватися для надсилання нагадувань про терміни оплати, доставки або оновленнях за статусом замовлення.
  • Реклама: Автоматична розсилка листів з інформацією про поточні акції, знижки або спеціальні пропозиції. 

Розсилка електронних листів спрощує роботу контакт-центрів, дозволяє ефективніше керувати комунікаціями та підвищує якість обслуговування клієнтів, забезпечуючи своєчасне інформування та швидкий зворотній зв’язок.В Окі-Токі шаблони використовуються в розділі «CRM» при налаштуванні відповідей анкети. У відкритому меню виберіть потрібний шаблон листа та адресата (поле контакту, що містить email отримувача). Ви можете налаштувати відсилання декількох листів на одну відповідь.

Вибір шаблону листа в Окі-Токі
Вибір шаблона листа

Важливо! Якщо вказати декілька адресатів, кожному з них лист буде відправлено окремо, а не масовою розсилкою.

Вибір адресатів для відправки в Окі-Токі
Вибір адресатів для відправки

Як налаштувати SMTP? 

На першому етапі, необхідно налаштувати підключення до SMTP-серверу для відправлення email. Для цього вам знадобляться такі дані:

  • SMTP-сервер: Це може бути сервер вашої компанії, поштовий сервер хостинг-провайдера або сторонній SMTP-сервіс, такий, як Gmail SMTP.
  • Облікові дані: Логін і пароль для доступу до SMTP-серверу.
  • Шифрування: Рекомендується використовувати захищене з’єднання (TLS або SSL) для безпечної передачі даних.

Після того, як ви отримали всю потрібну інформацію ви можете її ввести в інтеграцію Mail SMTP.

Настройка інтеграції Mail SMTP в Окі-Токі
Настройка інтеграції Mail SMTP

Як зробити шаблон листа для розсилки?

Далі переходимо до налаштування та створення шаблону емейл розсилки, це можна зробити у розділі Шаблони сповіщень:

  • Обов’язково вкажіть назву, спосіб відправлення та тему листа;

Якщо необхідно прикріпити файли, для цього потрібно спочатку їх завантажити натиснувши на кнопку Файли в Окі-Токі та потім вибрати потрібний документ зі списку.

Вибір файлу у шаблоні сповіщень Окі-Токі
Вибір файлу у шаблоні сповіщень
Далі підготуйте текст листа, який буде відправлено отримувачу.

  • Скористайтеся смарт-тегами* для автоматичного додавання інформації:
    • Текст питання №1— {{q1}}; 
    • Текст питання №1 та відповіді №2 — {{q1a2}};
    • Зміст текстових полів — {{q1a2.t}}. 

Для зручного введення змінних, використовуйте функціонал смарт-тегів, розташований нижче. За допомогою тегів можна одним кліком додавати до шаблону інформацію про результати дзвінка (або іншу інформацію з системи) для формування листа.

Приклад шаблону листа в Окі-Токі
Приклад шаблону листа
*Смарт-теги — це спеціальні мітки або змінні, що використовуються в шаблонах повідомлень (наприклад, email-розсилок чи SMS), які автоматично заповнюються конкретними даними при відправленні. Наприклад, якщо в анкеті клієнта заповнені поля контакту, такі як: {{Ім’я}}, {{Адреса}}, {{Коментар}}. Детальніше про них можна дізнатися в статті.

Відправка SMS-повідомлень клієнтам

Окрім email-розсилки листів, в Окі-Токі можна налаштувати відправлення SMS-повідомлень клієнтам. З чого почати:

  • Напишіть текст SMS: Продумайте короткий і інформативний текст, який буде відправлено отримувачу. Враховуйте обмеження на кількість символів в SMS (зазвичай до 160 символів).
  • Використовуйте смарт-теги: Смарт-теги дозволяють автоматично додавати персоналізовану інформацію в SMS, такі, як ім’я клієнта, дата або результати дзвінка.
  • Приклад шаблону SMS:”Добрий день, {{Name}}! Ваше замовлення номер {{order_number}} було відправлено та скоро прибуде до вас. З повагою, Окі-Токі.”
  • Автоматична відправка: SMS-повідомлення оператор може відправити вручну або можна налаштувати автоматичну відправку на основі певних подій (наприклад, завершення дзвінка або заповнення анкети).

Щоб почати використовувати макет листа для розсилки SMS з CRM, потрібно створити окремі шаблони для SMS. Вкажіть назву та оберіть у способі відправки SMS-постачальника. У рядку “Шаблон” напишіть текст, який буде відправлятися клієнту, не більше 160 символів. 

Приклад SMS шаблону в Окі-Токі
Приклад SMS шаблону

  • Перевірка та тестування: Перед запуском розсилки протестуйте відправку на кілька номерів, щоб переконатися в коректності відображення та вмісту повідомлення.
  • Відправка з опермісця: Шаблони для оператора кол-центра можна використовувати не тільки для автоматичних розсилок в анкеті, а й при відправці SMS з операторського місця.

Відправлення SMS з операторського місця ОКІ-ТОКІ
Відправлення SMS з операторського місця
Використання шаблонів SMS прискорює процес відправлення повідомлень та передачу інформації за підсумками дзвінка.Email-розсилка є важливим елементом автоматизації взаємодії з клієнтами. В Окі-Токі можна легко налаштувати та застосувати шаблони для різних завдань: від автоматизації продажів до відправлення сповіщень та рекламних кампаній. Це спростить роботу операторів та забезпечить швидке та ефективне взаємодію з клієнтами.Якщо ви вперше у нас на сайті — подивіться серію коротких відео про скрипти та анкети Окі-Токі.

Оцініть новину:

Читайте також

photo
Четвер Серпень 26, 2021 Оцінка контакт-центру: KPI для аутсорсингу

Які додаткові KPI потрібно вимірювати для оцінки контакту центру на аутсорсі.

Детальніше
photo
Неділя Серпень 18, 2019 Автоматичний дзвінок з переключенням на оператора з CRM

Покрокова інструкція, як підключити сервіс автодзвінка Окі-Токі для контакт-центрів з автоматичним з’єднанням з оператором.

Детальніше