Запускаючи кол-центр, одразу виникає питання: де зберігати записи дзвінків операторів? В Окі-Токі у кожної компанії є базові 10 Гб сховища — це приблизно 1400 годин розмов, які зобов’язуємося зберігати півроку. Але що робити, якщо дзвінків набагато більше? Або якщо потрібні старі записи? Тут є два простих варіанти: розширити сховище всередині Окі-Токі або підключити зовнішнє.
Навіщо потрібне зовнішнє сховище
Що вибрати: Окі-Токі чи зберігання “в хмарі”
Як підключити Google Drive до Окі-Токі
Як підключити Dropbox
Як виправити помилки підключення
Навіщо потрібне зовнішнє сховище
Зберігання записів розмов у хмарі – дуже зручно. Доступ до записів є скрізь, де є інтернет — з комп’ютера чи телефону. І не потрібно тримати власні сервери, щоб захистити дані. Тут можна бути впевненим: жодна розмова не загубиться і ви завжди зможете знайти потрібний запис за пару кліків.
Для багатьох компаній це не просто зручність, а необхідність. У кол-центрах, службах підтримки, таксі та інших сферах часто за регламентом потрібно зберігати записи розмов. Передача записів розмов у хмарне сховище допоможе ефективно керувати цими даними та не втратити жодної важливої бесіди.
Що вибрати: Окі-Токі чи зберігання “в хмарі”
Аби зрозуміти, що ж краще підійде вашій компанії, проведемо порівняння зовнішнього та внутрішнього сховища.
Переваги зовнішнього сховища записів:
- Доступ: записи знаходяться поза Окі-Токі, а отже доступ до них у Вас буде умовно завжди;
- Гнучкість: діліться дзвінками вибірково — наприклад, з партнерами, не створюючи для них профіль в Окі-Токі.
- Вартість: хмарне сховище часто коштує дешевше, і є додаткові знижки при річній оплаті.
- Масштабованість: вам не потрібно турбуватися вистачить чи місця — завжди можна збільшити об’єм сховища, змінивши тариф.
- Безпека: записи захищені за високими стандартами, виключаючи втрату та несанкціонований доступ.
Зберігання записів в Окі-Токі також має свої плюси:
- Внутрішнє сховище Окі-Токі, коли воно заповнюється на 100%, замінює новими записами найстаріші, віддаючи пріоритет актуальності. Google Drive такої пріоритетності не має;
- Додаткове внутрішнє сховище, як і базове, дозволяє прослуховувати діалоги прямо з Журналу дзвінків. А записи, переміщені в хмару, доступні тільки поза інтерфейсом Окі-Токі;
- Записи в Журналі дзвінків можна знаходити за багатьма параметрами та за необхідності звантажити. На зовнішньому диску можна шукати за іменем файлу або його частиною;
В Окі-Токі можна самостійно зібрати назву файла, тобто вказати дані: ім’я оператора, Черга/Автообдзвоні, тип дзвінка, номер телефону та ім’я клієнта. Файл запису дзвінка з такою назвою буде скачуватися на комп’ютер та експортуватися на зовнішній диск.
- В Журналі дзвінків Окі-Токі видно, хто прослуховував, звантажував або робив експорт у хмару;
Оскільки за замовчуванням Google Disk відкритий тільки для одного користувача, щоб прослухати дзвінок іншій людині, потрібно надати їй доступ. В Окі-Токі це регулюється Ролями та Проектами;
- Людина з доступом до зовнішнього сховища і з правом редагування може випадково чи навмисно видалити всі дзвінки у два кліки, без можливості їх відновлення. В Окі-Токі записи будуть зберігатися до тих пір, поки це необхідно;
- Збільшити об’єм додаткового внутрішнього сховища в Окі-Токі можна в пару кліків через Управління послугами. Там відображається розмір основного сховища (10 ГБ), додаткового, а також скільки % зайнято.
Який варіант вибирати – вирішувати тільки вам. Якщо ви вибрали підключити хмарне сховище, нижче у статті дві інструкції з Налаштуванням Google Drive для записів дзвінків та Dropbox в Окі-Токі.
Як підключити Google Drive до Окі-Токі
У розділі Зовнішні ресурси за кнопкою “Підключити” виберіть зі списку Google Drive. З’явиться вікно з вибором облікового запису Google.
Додаток запросить доступ, для надання потрібно відкрити додаткові налаштування і перейти за посиланням. Надайте права та натисніть “Продовжити”.
Відкриється сторінка з налаштуваннями:
- Назва папки – в неї будуть зберігатися mp3-файли при автоматичному експорті, а також при звантаженні через звіт “Журнал дзвінків”;
- Тип експорту – включіть повзунок, якщо потрібен автоматичний експорт дзвінків на Google Drive та виберіть один із трьох варіантів:
- Backup: старі записи переміщуються на зовнішній диск при заповненні внутрішнього сховища;
- Mirror: аудіо записується на основному сховищі, потім копіюється в хмару;
- External only: аудіофайли зберігаються тільки на зовнішньому диску.
Оскільки кількість закачок в хмару обмежено, записи з’являтимуться з невеликою затримкою.
Після вибору папки та варіантів експорту натисніть кнопку “Підключити” – і готово. Налаштування Google Drive для записів дзвінків завершено, аудіофайли будуть зберігатися в хмарі.
Експорт записів розмов на Google Drive можна зробити вручну. В “Журналі дзвінків” формуєте звіт за потрібними параметрами та натискаєте кнопку “Експорт аудіо на зовнішній диск”.
Як підключити Dropbox
Dropbox — ще один популярний сервіс для зберігання даних. Ви можете налаштувати автоматичний експорт дзвінків у Dropbox з Окі-Токі. Весь процес налаштування простий і займе всього кілька хвилин.
Підключення Dropbox до Окі-Токі:
У розділі Зовнішні ресурси за кнопкою “Підключити” виберіть зі списку Dropbox. Вас перенаправить на сторінку входу в Dropbox. Можна увійти через Google акаунт, Apple, електронною поштою або зареєструватися, якщо акаунту ще немає.
Потім в Окі-Токі заповніть назву для папки, куди будуть зберігатися mp3 файли та виберіть вид експорту – “Backup”, “Mirror” або “External only”. Налаштування Dropbox для записів дзвінків завершено.
Експорт записів розмов в Dropbox можна зробити вручну через “Журнал дзвінків” у верхньому правому куті панелі.
Як виправити помилки підключення
Іноді при підключенні Google Drive або Dropbox до Окі-Токі можуть виникнути помилки, але вони завжди вирішувані.
Ось кілька поширених проблем і способи їх рішення:
Помилка підключення Dropbox — що робити:
Якщо ви підключили Dropbox і виникла помилка – для початку перевірте, що правильно ввели дані (логін і пароль). Переконайтеся, що ваш профіль не заблокований і є потрібні дозволи для підключення.
Якщо все введено вірно – перепідключіть сервіс у налаштуваннях Окі-Токі. Часто допомагає просте видалення та повторне підключення.
Як виправити помилку підключення Google Drive:
- Перший варіант – видалити інтеграцію в Окі-Токі та заново підключити.
- Якщо не допомагає – потрібно перепідключити, скасувавши усі зв’язки та заново надавши доступ.
Для цього відкрийте налаштування Google акаунту – розділ “Сторонні додатки та сервіси” і скасуйте усі зв’язки з Окі-Токі. Тепер можна підключати диск.
- При проблемах з Google Drive також насамперед перевірте дані для авторизації. Іноді потребується оновити токен доступу, якщо він закінчився.
- Також перевірте налаштування профілю та що у вас є доступ до потрібного диску та правам на запис даних.
Якщо ніщо із переліченого не допомогло врегулювати зв’язок зовнішнього диска з Окі-Токі – ви можете звернутися до техпідтримки, і ми перевіримо, у чому може бути проблема. Сподіваємося, наші рекомендації допоможуть вам у виборі способу зберігання записів дзвінків вашого кол-центру.
